Circuito      
                                                                                
Uno de los argumentos para implantar cualquier sistema de información en una empresa es que gracias a ello, la propia empresa se organizará. Este argumento es muy discutible, porque de él se desprende que la organización va detrás de la informática.

Lo que si es indudable es que todo software obedece a un circuito y que es preciso conocerlo. Vamos a mostrarle como pensamos que debería usar .

1. Archivos maestros: proveedores, artículos y clientes.


Presuponemos que ya ha tomado una decisión respecto a qué hacer con los archivos maestros.



2. Compras.
Si considera que no le compensa llevar este circuito, por lo menos codifique sus proveedores y acreedores para usar la base de datos como agenda. Podrá olvidarse de esa libretita que cada dos años debe actualizar y tanto le molesta hacerlo.


- Pedidos, mediante la emisión podrá generar, modificar, eliminar, imprimir, duplicar, actualizar y listar pedidos a proveedores. Este archivo de pedidos representa los "pedidos pendientes de recibir". Cuando recepcione material, identifíquelo, verifíquelo  y usando el botón duplicar podrá moverlo como albarán de compra. 
   La opción impresión obedece a la idea: confeccione usted tantos pedidos como requiera y cuando termine de generarlos, imprímalos todos con un solo click. Mientras la impresora escupe papel usted puede dedicarse a otros menesteres.

  -Si hay alguno que no quiere imprimirlo, haga un click sobre él en la rejilla para darle el foco y a continuación un doble click.
  -Si hay alguno que ha modificado y desea que aparezca como "pendiente de imprimir", en la edición del documento, marque la casilla falta   imprimir. 
 
   
- Albaranes, mediante la emisión podrá generar, modificar, eliminar, imprimir, duplicar, actualizar y listar albaranes de compra. Estos albaranes de compra representan los "albaranes recibidos pendientes de factura". La opción facturados se refiere a los albaranes que ya han sido asignados a una factura y por lo tanto ya no están pendientes de facturar.


- Facturas, mediante su emision podrá generar las facturas de compra. A partir del documento factura del proveedor, localice los albaranes pendientes de facturar en la rejilla y selecciónelos. Al emitir la factura, los albaranes cambian de estado: pasan de ser pendientes de facturar a albaranes facturados. El apartado de históricos le permite acceder a las facturas ya emitidas con el detalle de su composición por albaranes.


- Facturas Sin Albaranes, mediante esta emision podrá generar las facturas de compra sin albaranes. En el caso de que no desee introducir el detalle de la factura, puede introducir facturas sólo con los datos del pie. Este método es el adecuado para introducir las facturas de los acreedores o de los proveedores cuyos artículos no le compense llevar un control pormenorizado. Es interesante contabilizar todas las facturas, porque además de conseguir la cartera de pagos y el iva soportado, podremos confeccionar una relación por tipo de gastos.


- Diario, mediante la emisión podrá confeccionar un registro de facturas de compra. Con este apartado podremos confeccionar los apuntes contables hacia . Si hemos asignado los proveedores y a sus facturas a algún tipo de factura, podremos conseguir un resumen por tipos. De esta manera conseguiremos un desglose de compras y gastos según su naturaleza.


- Cartera de Pagos, al emitir facturas de compras se genera la cartera de pagos según las condiciones de cada factura. 
   - Mediante la emisión de pagos puede introducir los pagos realizados. 
   - En el apartado de consulta conseguirá cualquier respuesta respecto la cartera de pagos.


3. Ventas.


- Presupuestos, mediante la emisión podrá generar, modificar, eliminar, imprimir, duplicar, actualizar y listar presupuestos de clientes. Este archivo de presupuestos representa los "presupuestos pendientes de aprobar". Cuando el cliente confirme el bien o servicio, usando el botón duplicar podrá moverlo como pedido o como albarán. 
   La opción impresión obedece a la idea: confeccione usted tantos presupuestos como requiera y cuando termine, imprímalos todos con un solo click. Mientras la impresora trabaja para usted, puede dedicarse a otros quehaceres.

  -Si hay alguno que no quiere imprimirlo, haga un click sobre él en la rejilla para darle el foco y a continuación un doble click.
  -Si hay alguno que ha modificado y desea que aparezca como en la cola de impresión como "pendiente de imprimir", en la edición del documento, marque la casilla falta imprimir. 


- Pedidos, mediante la emisión podrá generar, modificar, eliminar, imprimir, duplicar, actualizar y listar pedidos de clientes. Este archivo de pedidos representa los "pedidos pendientes de entregar".
   La opción impresión obedece a la idea: confeccione usted tantos pedidos como requiera y cuando termine de generarlos, imprímalos todos con un solo click. Mientras la impresora escupe papel usted puede dedicarse a otros menesteres.

  -Si hay alguno que no quiere imprimirlo, haga un click sobre él en la rejilla para darle el foco y a continuación un doble click.
  -Si hay alguno que ha modificado y desea que aparezca como "pendiente de imprimir", en la edición del documento, marque la casilla falta   imprimir. 
  -Si no requiere su impresión, use las opciones avanzadas a la derecha del boton imprimir y "marque todos los documentos como impresos sin imprimirlos".
 
   
- Albaranes, este apartado le permite generar, modificar, eliminar, imprimir, duplicar, actualizar y listar albaranes de venta. Estos albaranes de venta representan los "albaranes emitidos pendientes de factura". La opción facturados se refiere a los albaranes que ya han sido facturados.


- Facturas, mediante su emision podrá generar las facturas de venta. Localice los albaranes que desea facturar selecciónelos. Puede hacerlo individualmente con la flecha o todos con la doble flecha. Al emitir la factura, los albaranes cambian de estado: pasan de estar pendientes de facturar a albaranes facturados. El apartado de históricos le permite acceder a las facturas ya emitidas con el detalle de su composición por albaranes.


- Diario, mediante su emisión podrá confeccionar un registro de facturas de venta. En su caso, podremos confeccionar los apuntes contables hacia . Si hemos introducido los precios de compra correctamente, podremos conseguir un diario de rentabilidad, entiendo ésta como la diferencia entre el precio de venta y el precio de compra.


- Cartera de Cobros, la emisión de facturas de ventas alimenta la cartera de cobros según las condiciones de pago de cada factura. 
   - Mediante la emisión de cobros puede introducir los cobros realizados. 
   - En el apartado de consulta conseguirá cualquier respuesta respecto la cartera de cobros. Observe que puede clasificar y acotar por cualquier criterio.